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Der GmbH-Geschäftsführervertrag – Vertragsinhalte & Gestaltungsmöglichkeiten

Ob Sie als Geschäftsführer in eine Gesellschaft berufen werden, vom Arbeitnehmer zum Geschäftsführer aufsteigen oder als Gesellschafter über die Berufung eines Geschäftsführers entscheiden, sollten Sie sich eingehend mit der Frage eines geeigneten Geschäftsführervertrages befassen. Oftmals werden Kernfaktoren wie Gehalt oder Arbeitsbelastung eingehend verhandelt, andere wichtige Vertragspunkte jedoch vernachlässigt. Das kann sich im Konfliktfall als großer Fehler erweisen.

Mit diesem Beitrag erläutern wir Ihnen die wichtigsten Bestandteile eines Geschäftsführervertrages und worauf Sie achten sollten. Auch bestehende Geschäftsführerverträge sollten auf rechtliche und tatsächliche Aktualität überprüft werden.

  • Advocatio Rechtsanwälte beraten Gesellschaften sowie Geschäftsführer zu allen Fragen zum Geschäftsführervertrag mit Mehrheitsgesellschaftern, Minderheitsgesellschaftern und Fremdgeschäftsführern.
  • Wir gestalten Geschäftsführerverträge, prüfen bestehende Verträge und passen diese an den jeweiligen Bedarf und die rechtlich aktuellen Erfordernisse an.
  • Zudem gestalten wir Geschäftsordnungen, um die Aufgabenteilung zwischen mehreren Geschäftsführern zu regeln.
  • Weiter beraten und vertreten wir bei Beendigung von Geschäftsführerverträgen und im Bereich der Geschäftsführerhaftung.
  • Ein weiterer Schwerpunkt der Kanzlei liegt in der Beratung und vertraglichen Gestaltung zur Vermeidung einer Sozialversicherungspflicht.

Typische Regelungen in einem GmbH Geschäftsführervertrag

Geschäftsführerverträge für GmbH-Geschäftsführer können sich je nach Branche und Zuschnitt der Gesellschaft erheblich unterscheiden. Wichtig im Vorfeld der Vertragsgestaltung ist daher die Erfassung der gesellschaftsrechtlichen Ausgangslage sowie die genaue Vorstellung zu den Vertragszielen und die Aufgabenabgrenzung zur Gesellschafterversammlung.

Trotz aller Unterschiede im Detail enthalten Geschäftsführerverträge in der Regel folgende Bestimmungen:

  • Bestellung aufgrund Gesellschafterbeschluss
  • Beginn der Tätigkeit, Dienstort
  • Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers
  • Selbstkontrahieren Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis
  • Zustimmungspflichtige Geschäfte
  • Vergütung (Festgehalt, Tantieme, Gratifikationen) Urlaub
  • Dienstunfähigkeit wegen Unfall oder Krankheit
  • Vergütung bei Krankheit
  • Aufwendungsersatz

Abstimmung von Gesellschaftsvertrag (Satzung) und Geschäftsführervertrag

Wichtig ist auch, dass Gesellschaftssatzung und Geschäftsführervertrag aufeinander abgestimmt sind. Bei einer Satzungsänderung sind daher auch immer die Regelungen in den Geschäftsführerverträgen im Blick zu behalten. Zudem ist bei mehreren Geschäftsführern darauf zu achten, dass die individual getroffenen Regelungen zu den übrigen Verträgen passen. Man kann beispielsweise auch eine Geschäftsordnung fertigen, welche das Verhältnis der Geschäftsführer untereinander bestimmt.

Streit und Unsicherheiten entstehen meist dann, wenn keine klaren Regelungen vorliegen. Im Folgenden greifen wir daher einige wichtige Regelungsbereiche heraus und zeigen Problemfelder auf:

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Geschäftsführergehalt und sonstige Vergütungsbestandteile

In vielen Fällen setzt sich die Vergütung des Geschäftsführers aus einem Festgehalt und einer variablen Vergütung zusammen. Hinzu kommen regelmäßig nicht monetäre Vorteile, wie z.B. eine private Dienstwagennutzung (car allowance), Laptop und Mobiltelefon oder besondere Vorsorgeleistungen.

Für die variable Vergütung kommen vielfältige Gestaltungsvarianten in Betracht.  Die Tantieme ist neben dem Grundgehalt ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsführergehalts. Der Geschäftsführer wird am Unternehmenserfolg, bemessen am Umsatz oder am Gewinn des Unternehmens beteiligt. Sie kann auch mit konkreten Meilensteinen der Gesellschaft verknüpft werden. Aus Sicht der Gesellschaft ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Anreiz für den Geschäftsführer zu schaffen. Aus Geschäftsführersicht ist es wichtig zu bedenken, dass ein die Tantieme auslösender Erfolg oftmals auch von externen Faktoren bestimmt wird, die nur zu einem gewissen Grad steuerbar sind. Ist die Fixkomponente zu niedrig oder die Milestones zu unrealistisch fixiert, kann der Vertrag schnell in Schieflage geraten.

Steuerliche Aspekte und Angemessenheit der Vergütung

Interessant ist die Vergütungshöhe insbesondere vor dem Hintergrund der Steuerbelastung der Gesellschaft. Die Vergütung des Geschäftsführers ist als Betriebsausgabe voll absetzbar und mindert somit die Steuerlast. Anders verhält es sich bei Gewinnausschüttungen an Gesellschafter. Um hier bei Gesellschafter-Geschäftsführern einem Missbrauch vorzubeugen, erkennt das Finanzamt insbesondere bei diesen nicht jede beliebige Vergütungshöhe an. Es ist daher darauf zu achten, dass die Gesamtvergütung des Geschäftsführers, also jegliche Vergütungsbestandteile, angemessen sind. Kriterien die Angemessenheit der Vergütung sind hierbei die Branche, der Umsatz des Unternehmens, die Mitarbeiterzahl und der sonstige Zuschnitt des Unternehmens. Die durchschnittliche Vergütung von Geschäftsführern in verschiedenen Branchen wird jedes Jahr erhoben und veröffentlicht. Nicht zu rechtfertigende überdurchschnittliche Gehälter werden als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet.

Sozialversicherungspflicht von Geschäftsführern

Relevant wird die Regelung der Vergütung auch bei der Frage nach der Sozialversicherungspflicht des Gesellschafter-Geschäftsführers. Für die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht kommt es im Wesentlichen darauf an, ob der Geschäftsführer persönlich abhängig und weisungsgebunden sowie in den Betrieb der Gesellschaft eingegliedert ist. Das wird an unterschiedlichen Einzelmerkmalen festgemacht, wie unter anderem dem jeweils übernommenen Unternehmerrisiko. Fremdgeschäftsführer sind von den Weisungen der Gesellschafterversammlung abhängig und daher stets sozialversicherungspflichtig. Gesellschafter-Geschäftsführer können sozialversicherungspflichtig sein, wenn sie als Minderheit-Gesellschafter nicht über die Mehrheit der Gesellschaftsanteile verfügen und ihnen auch keine hinreichende Sperrminorität eingeräumt ist, mit der sie die Geschicke der Gesellschaft leiten und lenken können. Damit können Geschäftsführer insbesondere gegen sich gerichtete Beschlüsse der Gesellschafterversammlung verhindern. Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung kommt es nicht primär auf den Inhalt des Geschäftsführervertrags, sondern auf die Satzung der Gesellschaft an.

Haftung des Geschäftsführers und Absicherung durch eine D&O Versicherung

Mit der Übernahme einer hohen Verantwortung durch den Geschäftsführer geht auch ein erhöhtes Haftungsrisiko einher. Oftmals müssen Geschäftsführer schnell reagieren und weit reichende Entscheidungen treffen. Im besonderen Maße ist dies in Krisenzeiten der Gesellschaft der Fall (siehe hierzu unsere Broschüre).

In den letzten Jahren lässt sich eine Tendenz feststellen, dass Geschäftsführer konsequenter auf Schadensersatz verklagt werden, wenn ihnen pflichtwidriges Verhalten nachgewiesen werden kann. Aus Sicht des Geschäftsführers ist es demnach besonders wichtig, sich für den „worst case“ vertraglich und durch Abschluss einer geeigneten Versicherung abzusichern. Zudem muss sich ein Geschäftsführer bei risikobehafteten Entscheidungen externen rechtlichen oder sonstigen Rat einholen und das so gefundene Ergebnis dokumentieren. Im Rahmen der „Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ wird vom Geschäftsführer verlangt, dass dieser gewisse Geschäftsrisiken eingeht, diese jedoch bei der Entscheidungsfindung erkannt und rechtlich zulässig bewertet werden.

Haftungsbeschränkung im Geschäftsführervertrag

Im Geschäftsführervertrag können Haftungsrisiken des Geschäftsführers eingeschränkt werden. Hier kann beispielsweise geregelt werden, dass der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft in aller Regel nur für grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz haftet. Zudem kann die Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche verkürzt werden. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, da Klauseln dann unwirksam werden, wenn diese Gläubiger der Gesellschaft benachteiligen und gegebenenfalls mit den Kapitalerhaltungsvorschriften kollidieren.

Ressortverteilung bei mehreren Geschäftsführern

Weiter kann bei mehreren Geschäftsführern eine sogenannte Ressortteilung vorgenommen werden. Geschäftsführer der GmbH haften für Schäden der Gesellschaft grundsätzlich unbeschränkt, soweit diese rechtswidrig und schuldhaft gehandelt haben. Durch die Ressortverteilung auf mehrere Geschäftsführer entstehen Einzelverantwortungen. Zwar sind Geschäftsführer auch bei einer Ressortverteilung verpflichtet, die Tätigkeit des jeweils anderen Geschäftsführers zu überwachen. Soweit die Gesellschafterversammlung die Geschäfte bzw. Ressorts der Geschäftsführer verteilt hat, kann hierdurch bei im Übrigen ordnungsgemäßer Überwachung die Verantwortung und damit auch die Haftung einzelner Geschäftsführer eingeschränkt werden.

Zustimmungspflichtige Geschäfte und Haftungsrisiko

Im Geschäftsführervertrag werden regelmäßig besondere Geschäfte aufgelistet, für die der Geschäftsführer der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bedarf. Dies sind meist risikoreiche Geschäfte oder außergewöhnliche Geschäfte mit einer rechtlichen oder finanziellen Verpflichtung, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. Handelt der Geschäftsführer auf ausdrückliche Weisung der Gesellschafterversammlung, vermindert dies sein Haftungsrisiko. Auch unabhängig von einer Auflistung im Geschäftsführervertrag kann und sollte der Geschäftsführer bei besonders risikoreichen Entscheidungen eine Entscheidung bzw. Zustimmung durch die Gesellschafterversammlung einfordern. Zudem sollte er auf seine Entlastung am Ende des Geschäftsjahres bestehen. Eine Haftung für umfassend bekannte (!) Vorgänge kann hierdurch ausgeschlossen werden.

D&O Versicherung als Absicherung

Sowohl aus Sicht der Gesellschaft als auch des Geschäftsführers ist es weiter sinnvoll eine Klausel in den Geschäftsführervertrag aufzunehmen, die den Abschluss einer D&O Versicherung vorsieht. Eine solche Regelung versichert die Risiken des Geschäftsführers. Für die Gesellschaft steht im Haftungsfall ein solventer Schuldner zur Verfügung. Der Geschäftsführer ist insofern abgesichert. Hier kommt es allerdings besonders auf die konkreten Versicherungsbedingungen an, die zum Teil erheblich voneinander abweichen. Eine spezielle Beratung ist hier unabdingbar.

Haftung von Geschäftsführern & Vorständen

Unsere Experten beraten Geschäftsführer & Vorstände, um sicherzustellen, dass sie ihre rechtlichen Pflichten erfüllen und Haftungsfallen vermeiden. Erfahren Sie mehr!

Vertragliche Regelung zur Kündigung des Geschäftsführers

Findet sich im Geschäftsführervertrag keine Regelung zur Vertragslaufzeit, so ist dieser für eine unbestimmte Zeit vereinbart. Insbesondere bei Verträgen mit Fremdgeschäftsführern sind Befristungen bis zu 5 Jahre nicht unüblich.

Vertragslaufzeit und Kündigung GmbH-Geschäftsführer

Wird in den Vertrag keine ausdrückliche Regelung zur Kündigung bzw. Kündigungsfrist aufgenommen, so gilt für Fremdgeschäftsführer eine Kündigungsfrist von 4 Wochen. Je nach Einzelfall und Vertragsdauer kann hier auch eine längere Kündigungsfrist anwendbar sein. Die Rechtsprechung ist hier nicht einheitlich.

Aus diesem Grunde empfiehlt sich eine klare vertragliche Regelung zur Kündigung und den anwendbaren Kündigungsfristen

Dies sorgt für klare Verhältnisse und vermeidet Rechtsstreitigkeiten über der Wirksamkeit einer Kündigung und die angemessene Kündigungsfrist.

Abberufung Geschäftsführer

Der Geschäftsführer ist Organ der GmbH. Mit der Abberufung des Geschäftsführers wird dessen Organstellung und damit die gesetzliche Position als Geschäftsführer der GmbH beendet. Der Geschäftsführervertrag hingegen wird durch eine Kündigung beendet. Die Abberufung erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Als Gegenstück zur Abberufung kann der Geschäftsführer sein Amt selbst niederlegen.

Mit der Abberufung oder Amtsniederlegung des einzigen Geschäftsführers wird die GmbH führungslos, weil sie mit der Erklärung wirksam werden und damit kein Vertretungsorgan für die GmbH mehr handeln kann. Vor einer solchen Erklärung sollte unbedingt die Nachfolge geklärt werden, die im Regelfall schon im Gesellschafterbeschluss festgelegt und bei der Anmeldung der Eintragung zum Handelsregister berücksichtigt werden sollte.

Koppelungsklauseln und ihre Problematik

Vielfach finden sich auch sogenannte Koppelungsklauseln, die die automatische Beendigung des Geschäftsführervertrages für den Fall vorsehen, dass der Geschäftsführer abberufen wird. Diese Klauseln werden von der Rechtsprechung regelmäßig überprüft und oftmals als unwirksam erachtet. Die Regelung ist nur in engen Grenzen zulässig. Insofern sollten Sie auf die Formulierung im Geschäftsführervertrag achten bzw. die Klausel nach der neuesten Rechtsprechung überprüfen lassen.

Außerordentliche Kündigung

Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund kann nicht abbedungen werden. Das ist auch nicht in einem befristeten Vertrag möglich. Allerdings macht es oftmals Sinn, konkrete Beispielsfälle für eine außerordentliche Kündigung in den Vertrag aufzunehmen. Hier kann der Kriterienkatalog nach der Rechtsprechung gestaltet werden.

Change of Control Klauseln zur Absicherung des Geschäftsführers

Das vertrauensvolle Zusammenspiel von Gesellschaftern und dem Geschäftsführer ist in der GmbH besonders wichtig. Anders als bei einer Aktiengesellschaft kann der Geschäftsführer hier nicht einfach durchregieren, sondern ist auf eine Abstimmung mit dem Gesellschafterkreis und gegebenenfalls auch dessen ausdrückliche Zustimmung angewiesen. Da die Gesellschaftsanteile jedoch abgetreten werden können, kann es passieren, dass der Geschäftsführer plötzlich einem Gesellschafterkreis gegenübersteht, die bspw. andere Zielvorstellungen haben oder mit denen die persönliche Chemie nicht stimmt. Um sich hiergegen abzusichern, können sog. „Change of Control Klauseln“ in den Geschäftsführervertrag aufgenommen werden. Diese sehen für den Fall eines signifikanten Wechsels im Kreis der Gesellschafter ein Sonderkündigungsrecht für den Geschäftsführer vor können dem Geschäftsführer auch eine Abfindung gewähren.

Was wir für Sie tun im Bereich des Geschäftsführervertrages können:

  • Beratung, Vertretung, Vertragsgestaltung
  • Geschäftsführervertrag für Fremdgeschäftsführer
  • Geschäftsführervertrag für Gesellschafter
  • Geschäftsverteilung/Ressortverteilung
  • Abberufung und Kündigung von Geschäftsführern
  • Aufhebungsvereinbarung, Abwicklungsvertrag, Abfindung
  • Haftung von Geschäftsführern
  • Beratung und Unterstützung zur Sozialversicherungspflicht
  • Wettbewerbsverbot
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